1 Bruk standardformularer
Det er lurt å ta utgangspunkt i et standard avtaleformular som igjen viser til et sett med kontraktsvilkår og håndverkertjenesteloven. Deretter kan man velge bort og legge til vilkår slik at avtalen til slutt er tilpasset de ønsker og behov partene har og blir enige om å ta med i avtalen. Ukritisk endring av standard kontraktsformularer kan imidlertid gi uheldige konsekvenser så her er det om å gjøre å være varsom.
Håndverkeren bør etter vår mening ha liggende et utvalg formularer som rutinemessig brukes som et utgangspunkt for konkret tilpasning til den aktuelle situasjonen.
- Generelle kontraktsvilkår
- Tilbudsformular
- Akseptformular / ordrebekreftelse
- Avtaleformular
- Melding/avtale om endringer/tillegg med mer
Standardkontrakter er kjent og mye brukt innen bygg- og anleggskontrakter. De mest brukte er utarbeidet i av bransjerepresentanter og utgis av Norsk Standard. De viktigste er NS 8405, NS 8415, NS 8406, NS 8416, NS 8407 og NS 8417 som skal brukes ved profesjonelle entrepriseavtaler. Disse skal ikke brukes når oppdragsgiver en er forbruker.
Når byggherre / oppdragsgiver er forbruker og håndverkertjenesteloven kommer til anvendelse skal i stedet Byggblankett 3501 og 3502 brukes.
Norsk Standard gir ut minst tre typer standarddokumenter, og det er viktig å skille mellom disse.
1. Byggeblanketter – er skjemaer hvor partene kan fylle inn bestemmelser som partene avtaler konkret i den enkelte avtale (Eksempelvis Byggblankett 3501 og 3502, avtaleformularene til NS 8405, NS 8415, NS 8406, NS 8416, NS 8407 og NS 8417 mfl.).
2. Standardkontrakter – er et sett med kontraktsbestemmelser som partene kan avtale skal binde partene i den grad i avtaleformularet ikke bestemmer noe annet (NS 8405, NS 8415, NS 8406, NS 8416, NS 8407 og NS 8417 mfl). Det er ikke nødvendig med slike standardkontrakter for avtaler etter Håndverkertjenesteloven, siden loven i seg selv er et slikt sett med kontraktsbestemmelser.
3. Standard kvalitetsbeskrivelser – beskrivelser av materialkvaliteter og utførelsesmetoder som partene kan avtale skal følges i det konkrete avtaleforholdet (NS 3420 mfl.).
Når vi snakker om formularer, snakker vi om dokumentene partene kan fylle ut og tilpasse til det konkrete avtaleforholdet. Det kan være tilbudsformular, akseptformular / ordrebekreftelse og avtaleformular mfl.
Håndverkeren kan også lage ”Generelle kontraktsbestemmelser”. Dette er et sett med kontraktsbestemmelser som partene kan avtale at skal binde partene i den grad i avtaleformularet ikke bestemmer noe annet. Denne metoden brukes i stort omfang på nesten alle områder i samfunnet. Faren med metoden er selvsagt at partene overser viktige bestemmelser i de generelle kontraktsbestemmelsene. Fordelen med metoden oppveier for ulempen, også ved avtaler om håndverkertjenester.
Også de generelle kontraktsbestemmelsene kan tilpasses den konkrete avtale, men kan stort sett benyttes uendret. Ved å sette de generelle kontraktsbestemmelsene inn i et eget dokument, blir selve tilbudsformularet, akseptformularet / ordrebekreftelsen og avtaleformularet mer oversiktlig.
2 Tilbudsformular
Vi har lagt ut vedlagt et standard tilbudsformular, som håndverker kan fylle ut i forbindelse med at håndverker skal gi et tilbud til en forbruker.
Pkt.1 i formularet tar for seg beskrivelsen av selve ytelsen. Formularet forutsetter at det foreligger skriftlig beskrivelse og / eller tegninger av tjenesten som skal leveres. Beskrivelsen må være så detaljert at det ikke oppstår uenighet i etterkant om hva håndverkeren skulle utføre. Vi sier gjerne at beskrivelsen skal være klar og uttømmende. Klar for å ikke å kunne misforstås, og uttømmende slik at det ikke mangler noe som forbruker må bestille som tilleggsarbeid i ettertid.
Tilbudet bør knyttes opp mot slike skriftlige beskrivelser og / eller tegninger og det er viktig å angi datoen som er påført dokumentene. Dersom det i løpet av avtaleperioden blir laget nye beskrivelser eller tegninger vil de nye beskrivelsene og tegningene i prinsippet innebære endringer og tillegg som gir håndverkeren krav på pristillegg, fristtillegg og erstatning.
Dersom det ikke finnes beskrivelser eller tegninger av tjenesten som skal ytes, må håndverker selv sørge for en detaljert beskrivelse. Beskrivelsen må være i tråd med forbrukerens uttalte ønsker og lover og forskrifter.
Beskrivelsen skal som utgangspunkt være uttømmende, komplett, slik at forbruker ikke behøver å etterbestille noe.
Dersom håndverker ser at beskrivelsen eller tegningen av tjeneste ikke er komplett eller forbrukeren kan være interessert i eller best tjent med en avvikende tjeneste, plikter håndverker å orientere forbruker om dette, noen ganger fraråde forbruker å bestille arbeidet. Slik orientering eller fraråding bør skje skriftlig og det bør gå frem av tilbudet at forbruker er orientert eller frarådet.
For å unngå å gjøre tilbudsformularet for omfattende, viser tilbudsformularet til ”generelle kontraktsbestemmelser” som skal vedlegges tilbudsformularet.
Tilbudsformularet er utformet slik at forbruker kan akseptere tilbudet ved å signere på brevet. Ved forbrukerens aksept av tilbudet, blir partene gjensidig bundet av avtalen med de vilkår som følger av tilbudsformularet. Ønsker ikke partene ytterligere kontraktsvilkår inn i avtalen, er det i prinsippet ikke behov for noe eget avtaledokument i tillegg til tilbudsformularet og de generelle kontraktsbestemmelsene.
Med utgangspunkt i det vedlagte tilbudsformular, de generelle kontraktsbestemmelsene og enkle arkivrutiner, skal det ikke være behov for et omfattende administrativt apparat ”inne på kontoret”.
3 Generelle kontraktsbestemmelser
De generelle kontraktsbestemmelsene må brukes med omhu og tilpasses slik at de passer til den konkrete avtalen. Det er da viktig at endringene ikke gjør at avtalen blir ulogisk eller kommer i strid med hvtjl § 3 (ufravikelig til ugunst for forbruker).
4 Akseptformular / ordrebekreftelse
De fleste avtaler blir inngått etter at partene har snakket sammen om hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvor mye det skal betales etc. Forbrukeren ber ofte først om pris og etter å ha fått dette, fortsetter partene å forhandle om hva som skal gjøres og hvilken endring dette gir i pris. Etter en del frem og tilbake anser partene seg for enige og inngår en muntlig avtale. Noen avtaler blir bekreftet skriftlig, men ikke alle. Ikke sjelden viser det seg at partene ikke er så enige som de tror
For å forsikre seg om at partene er enige i detaljene, og for å sikre bevis på hva partene er blitt enige om, anbefaler vi at håndverker alltid sender ut et skriftlig aksept eller ordrebekreftelse, hvor det gjengis hva partene har blitt enige om. Også her kan standardformularer brukes.
Håndverkeren bør i forbindelse med forhandlingene varsle at tjenesten utføres etter de ” Generelle kontraktsbestemmelsene” som håndverker benytter. Om nødvendig kan noen bestemmelser fjernes eller legges til iht. samtalene mellom partene. Når partene anser seg for enige, bør håndverker sende et skriftlig akseptformular eller ordrebekreftelse til forbruker hvor de ”Generelle kontraktsbestemmelsene” er inntatt og følger vedlagt. Det hele tilpasset iht. samtalene mellom partene.
Akseptformularet eller ordrebekreftelsen kan utformes slik at forbruker kan bekrefte avtalen ved å signere på formularet. Da har partene en tilstrekkelig dokumentert og utfyllende avtale og trenger ikke et eget avtaledokument.
Mener forbrukeren at håndverkerens skriftlige akseptformular / ordrebekreftelse avviker fra det som er avtalt mellom partene, vil uenigheten forhåpentligvis bli avdekket allerede før arbeidet starter opp. Dersom forbrukeren ikke protesterer eller sågar har signert på aksepten eller ordrebekreftelsen vil det i praksis oppfattes som en erkjennelse av at aksepten eller ordrebekreftelsen stemmer overens med det partene har avtalt.
I praksis vil et akseptformular eller ordrebekreftelse innholdsmessig være nokså lik tilbudsformularet.
Ønsker ikke partene ytterligere kontraktsvilkår inn i avtalen, er det i prinsippet ikke behov for noe eget avtaledokument i tillegg til aksept eller ordrebekreftelsen.
5 Avtaleformular
Dersom avtale er inngått på en slik måte som er beskrevet ovenfor er det i prinsippet ikke nødvendig at partene bekrefter avtalen i et eget avtale dokument. Dersom avtalen er inngått på en annen måte, det er uklart hva partene egentlig har avtalt eller det av andre grunner er ønskelig med et eget avtaledokument, kan partene utarbeide et slikt. Også her er det fordelaktig å bruke standardformularer.
Det har i lang tid vært vanlig med standard avtaledokumenter for entrepriseavtaler, men det finnes ikke mange allment tilgjengelig formularer som er tilpasset hvtl. Det finnes bla. en hos forbrukerrådet og Standard Norge. De heter Byggblankett 3501 (for store avtaler med bankgaranti) og Byggblankett 3502 (mindre arbeider uten bankgaranti)
Du kan også bruke avtaleformularet som er lagt inn på disse sidene.
Avtaleformularet er bygget opp etter samme modell som tilbudsformularet og akseptformularet / ordrebekreftelsen, og det viser til ”Generelle kontraktsbestemmelser”. Avtaledokumentet regulerer noen flere forhold enn de andre formularene og tar høyde for noen særlige forhold som oppstår ved større prosjekter; dagmulkt, håndverkerens sikkerhetsstillelse og bestemmelser om støyende arbeid.
6 Melding / varsel eller avtale om endringer og tillegg mm
Loven pålegger håndverkeren å ivareta forbrukerens interesser med tilbørlig omsorg og håndverkeren plikter da å kontakten / varsle forbruker om alternative måter å utføre arbeidet på eller å fraråde arbeidet. Dersom partene er uenige i om håndverker har oppfylt sine plikter på dette punkt, er det håndverkeren som må bevise at forbruker er blitt varslet, frarådet etc.
Derfor bør håndverkerens varsling og frarådning skje skriftlig. Dette er det tatt høyde for i tilbudsformularet, akseptformularet / ordrebekreftelsen og i avtaleformularet. Oppstår det behov for å varsle eller fraråde forbruker i løpet av avtaleperioden, kan disse formularene brukes.
Dersom håndverker blir forsinket som følge av forhold forbruker er ansvarlig for, bør håndverker varsle forbruker om dette og varsle krav om fristutsettelse eventuelt tillegg i pris. Det samme gjelder når håndverker ser at det er behov for arbeid som må anses som endringer eller tillegg i forhold til opprinnelig avtale. Det er viktig at håndverker ikke utfører endringer/tilleggsarbeid uten forutgående avtale med forbruker. Se § 9.
Det er vår erfaring at alt for mange tvister oppstår nettopp fordi partene ikke fortløpende varsler hverandre om endringer og krav. For å gjøre det enklest mulig å få sendt slike varsler, bør vårt forslag til formular være tilgjengelig i flere eksemplarer i bilen eller på byggeplassen.
