Planlegging

Her kan du lese om:

Av

1       Før avtale inngås – forarbeidet

1.1     Selve avtaleinngåelsen

Det er viktig å mestre det å inngå avtaler. Gode håndverkerbedrifter er stort sett dyktige til dette. De har fokus på avtaleinngåelsen, de sikrer seg balanserte avtaler, bruker skriftlige tilbud, ordrebekreftelser,  avtaleformularer mm. Endringer, tillegg eller annet bekrefter eller avtaler de kort, enkelt og skriftlig.

Dette må du tenke på før avtalen inngås

Mange håndverkere har lite fokus på selve avtaleinngåelsen. Noen mener det er viktigst å komme i gang med jobben, for deretter å inngå nødvendige avtaler etter hvert som problemer måtte dukke opp. Dette er både en risikabel og arbeidskrevende praksis. Jo mer kunnskapsrike forbrukerne blir i forhold til egne rettigheter etter forbrukerlovgivningen, desto mer risikabel blir en slik praksis.

Det er åpenbare fordeler ved å være ryddig rundt avtaleinngåelser. Det er imidlertid viktig at dette gjøres på en så enkel måte som mulig, uten et omfattende administrativt apparat ”inne på kontoret”. Vi dere her noen eksempler på hva dere må tenke på.

1.2     Partenes rettigheter og plikter i avtalen

Partenes rettigheter og plikter i et kontraktsforhold blir i utgangspunktet avtalt av partene selv, forut for og i forbindelse med avtaleinngåelsen. Håndverkere og forbrukere som inngår avtaler om håndverkertjenester er imidlertid tvunget til å rette seg etter reglene i Lov om håndverkertjenester, oftest benevnt Håndverkertjenesteloven eller hvtjl. Dette begrenser partenes avtalefrihet en del, men i praksis kan parten avtale hva som helst så lenge avtalen ikke gir forbrukeren dårligere posisjon enn det loven legger opp til. Lovens bestemmelser kan du lese mer om på disse sidene.

1.3     Fra hvilket tidspunkt binder avtalene partene?

Partene blir gjensidig bundet etter avtalen fra og med avtaletidspunktet. I prinsippet er avtaletidspunktet det tidspunktet da tilbudet blir akseptert. Tidspunktet kan imidlertid være vanskelig å fastslå i praksis. Dette skaper noen ganger usikkerhet med tanke på hvor mye partene ble enige om før avtalen ble inngått. Ryddighet rundt selve avtaleinngåelsen bidrar til å redusere faren for tvister omkring dette spørsmålet.

Dersom en part (den som gir tilbud) ønsker bestemte kontraktsvilkår inn i avtalen, må vilkårene tas inn i selve tilbudet før dette blir akseptert av den andre part. Blir tilbudet akseptert uten nærmere betingelser, bestemmes partenes rettigheter og plikter av vilkårene i tilbudet og bestemmelsene i loven. Har den andre part fremsatt et tilbud, og du ønsker en avtale, men på litt andre vilkår enn det som følger av tilbudet, må du svare at du kan akseptere tilbudet, men på følgende vilkår. Da vil ditt svar være et nytt tilbud til motparten, som motparten kan akseptere eller avslå.

Det sentrale her er å understreke at avtaler blir bindende fra og med det øyeblikk et tilbud blir akseptert.

Ofte starer partene på kontraktsarbeidene uten at de foreligger en et klart tilbud eller en klar aksept. Oppstarten av kontraktsarbeidet viser at partene da har en avtale, men fra hvilket tidspunkt avtalen ble bindende, hvilke vilkår som var på plass før avtalen ble bindende, kan være vanskelig å fastslå.

Når partene diskuterer vilkårene i avtalen, og blir enige om flere og flere vilkår, sier vi at avtalen kan gro frem over tid. Avtalen oppstår og binder partene fra det tidspunkt de er enige om de viktigste vilkårene i kontrakten. Hvilke vilkår som er de viktigste må vurderes konkret, men det er typisk hvilket arbeid som skal utføres, tidspunktet for utførelsen og prisen.

For å unngå å oppleve at en avtale har oppstått uten at partene er helt ferdig med å diskutere detaljene, anbefaler vi at partene er ryddige i slike diskusjoner og gjerne presiserer skriftlig at avtale først blir bindende når partene har signert på et avtaledokument.

1.4     Loven gir generelle regler som partene kan og bør tilpasse avtalen

Vi ser ofte avtaler hvor partene ikke har regulert forhold som burde vært avtalt mellom partene. For disse er det være en trøst at hvtjl i praksis inneholder bestemmelser som gir partene rettigheter og plikter avtalen ikke sier noe om. Noen av lovens regler er så generelle at partene avtale mer konkret hva som skal gjelde. Andre regler er så gode at partene bør la være å avtale avvikende regler.

Lovens system er imidlertid utformet for å kunne gi akseptable løsninger for en lang rekke type tjenesteområder. Den gjelder både skredderen, bilmekanikeren, optikeren og snekkeren. Partene bør derfor ikke basere seg på at hvtjl kommer til unnsetning og redder en mangelfull avtale. Partene bør i stedet selv avtale konkret de rettigheter / plikter partene skal ha, men må påse at avtalen ikke er i strid med hvtjl.

Håndverkeren må også være klar over at uklarhet omkring avtalen svært ofte blir løst i forbrukerens favør. Håndverkeren bør derfor passe på å få med de vilkår han ønsker å ha med i tilbudet og at vilkårene blir så klare som mulig.

Nøkkelen til suksess er å bruke standard avtaleformularer, hvor formularet fungerer som en huskeliste over hva partene må avtale, og hva partene kan overlate til loven å bestemme.

1.5     Lag balanserte avtaler

Når avtaler er mangelfulle fordi partene har ”glemt” eller unnlatt å bestemme viktige rettigheter og plikter i avtalen, kan avtalen bli oppfattet som ubalansert for en eller begge parter. Partene kan i prinsippet inngå tilleggsavtaler for å rette opp ubalanse i den først inngåtte avtale. Den part som anser avtalen fordelaktig for seg kan imidlertid nekte å akseptere slike tilleggsavtaler og da må partene leve med den først inngåtte ubalanserte avtale gjennom hele kontraktsperioden.

Vi ser ofte at parter som føler avtalen ubalansert og ufordelaktig for seg, konstruerer tvister mot den andre part, for å presse den andre part til minnelige løsninger. Ubalanserte avtaler er med andre ord ofte kilde til konflikter.

Vi anbefaler derfor at partene prøver å lage balanserte avtaler, dvs. avtaler der begge parter i avtaleforholdet føler seg tjent med å etterleve alle rettigheter og plikter etter avtalen og samarbeidet om å gjennomføre den. Et typisk eksempel på en ubalansert avtale er at håndverkeren glemmer å ta med i sitt tilbud at han har rett til å få betalt avdrag før arbeidene er avsluttet. Forbrukeren kan da nekte å betale før arbeidene er ferdige. Se hvtjl § 37. Det skaper fort en presset likviditet for håndverkeren.

1.6     Skriftlighet sikrer bevis

Etter norsk rett er muntlig avtale like bindende som skriftlig avtale. Også ensidige tilbudserklæringer eller aksepterklæringer binder partene selv om de er fremsatt muntlig. I praksis er det nok slik at nesten alle avtaler først inngås muntlig før de senere (ikke alltid) blir nedfelt skriftlig i et avtaledokument eller kontrakt. Uttrykkene «avtale» og ”kontrakt” er det samme og brukes gjerne om hverandre. Utrykket kontrakt brukes helst som navn på det dokument hvor avtalens bestemmelser fremkommer og som begge parter har signert.

Det er viktig at partene har sikret seg bevis på hvilke rettigheter og plikter pålegger partene. Ved å la avtalen komme til syne i et dokument, er det mye lettere å bevise avtalens innhold enn når avtalen kun er inngått muntlig. Det er vår erfaring at alle avtaler bør bekreftes skriftlig for å sikre bevis for hva som er avtalt avtalen av rettigheter og plikter for partene.

1.7     Håndverkertjenesteloven § 3 Ufravikelighet

Avtaler mellom håndverkere (næringsdrivende) og forbrukere (privatpersoner) blir automatisk underlaget hvtjl.

Hvtjl bestemmer at partene ikke fritt til kan avtale vilkår som er mer ugunstig for forbrukeren enn det loven legger opp til, se hvtjl § 3. Loven er ufravikelig selv om det er forbrukeren selv som har bedt om at det inngås avtale i strid med loven. Det betyr at avtalte vilkår som er mer ugunstig for forbrukeren enn det loven legger opp til automatisk blir ugyldig og faller bort.

Vi anbefaler at partene setter seg godt inn i lovens regler før avtale inngås for lettere å unngå avtaler i strid med loven.

1.8     Forhold det er opp til partene å avtale selv

Hvtjl legger opp til at partene selv skal avtale en rekke viktige forhold:

  1. Det første partene bør bli enige om er hvilken tjeneste håndverkeren skal yte.  Det vil si, hva, hvordan, hvor og når tjenesten skal utføres og hvilke dokumenter (tegninger og beskrivelser) som beskriver tjenesten og som for øvrig skal forplikte partene. Loven sier selvsagt ikke noe om hva håndverkeren skal gjøre for forbrukeren. Er det å bygge en garasje, pusse opp et bad, slipe gulv, legge om taket eller bytte et kjøkken? Det er viktig at beskrivelsen av hva entreprenøren skal gjøre er så klar og uttømmende som mulig. Det er faktisk den beste garantien mot tvister du kan skaffe deg.
  • Når partene er enige om alle forhold omkring tjenesten, må partene bli enige om prisen som skal betales, herunder tidspunktet for når prisen skal betales og om det skal være adgang til å kreve a-konto betaling. Er ikke annet avtalt kan ikke håndverker kreve noe betalt før arbeidene er avsluttet eller tingen overlevert til forbruker).

Når forholdene omkring tjenesten og prisen er avklart, bør partene i tillegg bestemme seg for tre forhold til:

  • Hvem som skal være partenes representanter med fullmakt til å forplikte partene i avtaleperioden (avtale endringer, tillegg, avbestillinger etc.).
  • Om partene skal stille sikkerhet under og etter kontraktsperioden.
  • Om forbruker skal kunne kreve dagmulkt og fra hvilke frister, se pkt. 5.6.3.

Har partene i tilstrekkelig grad spesifisert og blitt enig om disse forholdene, vil avtaleforholdet lettere kunne gjennomføres smertefritt.

1.9     Bruk standardformularer

Det er lurt å sette sammen kontrakter ved å ta utgangspunkt i et standard avtaleformular som igjen viser til et sett med kontraktsvilkår og håndverkertjenesteloven. Deretter kan man velge bort og legge til vilkår slik at avtalen til slutt er tilpasset de ønsker o behov partene har og blir enige om å ta med i avtalen. Ukritisk endring av standard kontraktsformularer kan imidlertid gi uheldige konsekvenser så her er det om å gjøre å ha tungen rett i munnen.

Håndverkeren bør etter vår mening ha liggende følgende standard formularer som rutinemessig brukes som et utgangspunkt for konkret tilpasning når avtaler skal inngås.

  1. Generelle kontraktsvilkår
  2. Tilbudsformular
  3. Akseptformular / ordrebekreftelse
  4. Avtaleformular
  5. Melding/avtale om endringer/tillegg med mer

På disse sidene kan du etter hvert finne og laste ned slike formularer.

Standardkontrakter er kjent og mye brukt innen bygg- og anleggskontrakter. De mest brukte er utarbeidet i av bransjerepresentanter og utgis av Norsk Standard. De viktigste er NS 8405, NS 8415, NS 8406, NS 8416, NS 8407 og NS 8417 som skal brukes ved profesjonelle entrepriseavtaler . De skal ikke brukes når oppdragsgiver en er forbruker.

Norsk Standard gir ut minst tre typer standarddokumenter, og det er viktig å skille mellom disse.

1.  Byggeblanketter – er skjemaer hvor partene kan fylle inn bestemmelser som partene avtaler konkret i den enkelte avtale (Avtaleformularene til NS 8405, NS 8415, NS 8406, NS 8416, NS 8407 og NS 8417 mfl.).

2.  Standardkontrakter – er et sett med kontraktsbestemmelser som partene kan avtale skal binde partene i den grad i avtaleformularet ikke bestemmer noe annet (NS 8405, NS 8415, NS 8406, NS 8416, NS 8407 og NS 8417 mfl).

3.  Standard kvalitetsbeskrivelser – beskrivelser av materialkvaliteter og utførelsesmetoder som partene kan avtale skal følges i det konkrete avtaleforholdet (NS 3420 mfl.).

Når vi i denne boken snakker om formularer, snakker vi om dokumentene partene kan fylle ut og tilpasse til det konkrete avtaleforholdet. Det kan være tilbudsformular, akseptformular / ordrebekreftelse og avtaleformular er slike formularer.

Håndverkeren kan også lage ”Generelle kontraktsbestemmelser”. Dette er et sett med kontraktsbestemmelser som partene kan avtale skal binde partene i den grad i avtaleformularet ikke bestemmer noe annet. Denne metoden brukes i stort omfang på nesten alle områder i samfunnet. Faren med metoden er selvsagt at partene overser viktige bestemmelser i de generelle kontraktsbestemmelsene. Vi mener imidlertid at fordelen med metoden oppveier for ulempen, også ved avtaler om håndverkertjenester.

Også de generelle kontraktsbestemmelsene kan tilpasses den konkrete avtale, men kan stort sett benyttes uendret. Ved å sette de generelle kontraktsbestemmelsene inn i et eget dokument, blir selve tilbudsformularet, akseptformularet / ordrebekreftelsen og avtaleformularet mer oversiktlig.

1.9.1   Tilbudsformular

Vi har lagt ut vedlagt et standard tilbudsformular, som håndverker kan fylle ut i forbindelse med at håndverker skal gi et tilbud til en forbruker.

Pkt.1 i formularet tar for seg beskrivelsen av selve ytelsen. Formularet forutsetter at det foreligger skriftlig beskrivelse og / eller tegninger av tjenesten som skal leveres. Beskrivelsen må være så detaljert at det ikke oppstår uenighet i etterkant om hva håndverkeren skulle utføre. Vi sier gjerne at beskrivelsen skal være klar og uttømmende. Klar for å ikke å kunne misforstås, og uttømmende slik at det ikke mangler noe som forbruker må bestille som tilleggsarbeid i ettertid.

Tilbudet bør knyttes opp mot slike skriftlige beskrivelser og / eller tegninger og det er viktig å angi datoen som er påført dokumentene. Dersom det i løpet av avtaleperioden blir laget nye beskrivelser eller tegninger vil de nye beskrivelsene og tegningene i prinsippet innebære endringer og tillegg som gir håndverkeren krav på pristillegg, fristtillegg og erstatning.

Dersom det ikke finnes beskrivelser eller tegninger av tjenesten som skal ytes, må håndverker selv sørge for en detaljert beskrivelse. Beskrivelsen må være i tråd med forbrukerens uttalte ønsker og lover og forskrifter.

Beskrivelsen skal som utgangspunkt være uttømmende, komplett, slik at forbruker ikke behøver å etterbestille noe.

Dersom håndverker ser at beskrivelsen eller tegningen av tjeneste ikke er komplett eller forbrukeren kan være interessert i eller best tjent med en avvikende tjeneste, plikter håndverker å orientere forbruker om dette, noen ganger fraråde forbruker å bestille arbeidet. Slik orientering eller fraråding bør skje skriftlig og det bør gå frem av tilbudet at forbruker er orientert eller frarådet.

For å unngå å gjøre tilbudsformularet for omfattende, viser tilbudsformularet til ”generelle kontraktsbestemmelser” som skal vedlegges tilbudsformularet.

Tilbudsformularet er utformet slik at forbruker kan akseptere tilbudet ved å signere på brevet. Ved forbrukerens aksept av tilbudet, blir partene gjensidig bundet av avtalen med de vilkår som følger av tilbudsformularet. Ønsker ikke partene ytterligere kontraktsvilkår inn i avtalen, er det i prinsippet ikke behov for noe eget avtaledokument i tillegg til tilbudsformularet og de generelle kontraktsbestemmelsene.

Med utgangspunkt i det vedlagte tilbudsformular, de generelle kontraktsbestemmelsene og enkle arkivrutiner, skal det ikke være behov for et omfattende administrativt apparat ”inne på kontoret”.

1.9.2 Generelle kontraktsbestemmelser

De generelle kontraktsbestemmelsene må brukes med omhu og tilpasses slik at de passer til den konkrete avtalen. Det er da viktig at endringene ikke gjør at avtalen blir ulogisk eller kommer i strid med hvtjl § 3 (ufravikelig til ugunst for forbruker).

1.9.2   Akseptformular / ordrebekreftelse

De fleste avtaler blir inngått etter at partene har snakket sammen om hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvor mye det skal betales etc. Forbrukeren ber ofte først om pris og etter å ha fått dette, fortsetter partene å forhandle om hva som skal gjøres og hvilken endring dette gir i pris. Etter en del frem og tilbake anser partene seg for enige og inngår en muntlig avtale. Noen avtaler blir bekreftet skriftlig, men ikke alle. Ikke sjelden viser det seg at partene ikke er så enige som de tror

For å forsikre seg om at partene er enige i detaljene, og for å sikre bevis på hva partene er blitt enige om, anbefaler vi at håndverker alltid sender ut et skriftlig aksept eller ordrebekreftelse, hvor det gjengis hva partene har blitt enige om. Også her kan standardformularer brukes.

Håndverkeren bør i forbindelse med forhandlingene varsle at tjenesten utføres etter de ” Generelle kontraktsbestemmelsene” som håndverker benytter. Om nødvendig kan noen bestemmelser fjernes eller legges til iht. samtalene mellom partene. Når partene anser seg for enige, bør håndverker sende et skriftlig akseptformular eller ordrebekreftelse til forbruker hvor de ”Generelle kontraktsbestemmelsene” er inntatt og følger vedlagt. Det hele tilpasset iht. samtalene mellom partene.

Akseptformularet eller ordrebekreftelsen kan utformes slik at forbruker kan bekrefte avtalen ved å signere på formularet. Da har partene en tilstrekkelig dokumentert og utfyllende avtale og trenger ikke et eget avtaledokument.

Mener forbrukeren at håndverkerens skriftlige akseptformular / ordrebekreftelse avviker fra det som er avtalt mellom partene, vil uenigheten forhåpentligvis bli avdekket allerede før arbeidet starter opp. Dersom forbrukeren ikke protesterer eller sågar har signert på aksepten eller ordrebekreftelsen vil det i praksis oppfattes som en erkjennelse av at aksepten eller ordrebekreftelsen stemmer overens med det partene har avtalt.

I praksis vil et akseptformular eller ordrebekreftelse innholdsmessig være nokså lik tilbudsformularet.

Ønsker ikke partene ytterligere kontraktsvilkår inn i avtalen, er det i prinsippet ikke behov for noe eget avtaledokument i tillegg til aksept eller ordrebekreftelsen.

1.9.3   Avtaleformular

Dersom avtale er inngått på en slik måte som er beskrevet ovenfor er det i prinsippet ikke nødvendig at partene bekrefter avtalen i et eget avtale dokument. Dersom avtalen er inngått på en annen måte, det er uklart hva partene egentlig har avtalt eller det av andre grunner er ønskelig med et eget avtaledokument, kan partene utarbeide et slikt. Også her er det fordelaktig å bruke standardformularer.

Det har i lang tid vært vanlig med standard avtaledokumenter for entrepriseavtaler, men det finnes ikke mange allment tilgjengelig formularer som er tilpasset hvtl. Det finnes bla. en hos forbrukerrådet og Standard Norge. De heter Byggblankett 3501 (for store avtaler med bankgaranti) og Byggblankett 3502 (mindre arbeider uten bankgaranti)

Du kan også bruke avtaleformularet som er lagt inn på disse sidene.

Avtaleformularet er bygget opp etter samme modell som tilbudsformularet og akseptformularet / ordrebekreftelsen, og det viser til ”Generelle kontraktsbestemmelser”.  Avtaledokumentet regulerer noen flere forhold enn de andre formularene og tar høyde for noen særlige forhold som oppstår ved større prosjekter; dagmulkt, håndverkerens sikkerhetsstillelse og bestemmelser om støyende arbeid.

1.9.4   Melding / varsel eller avtale om endringer og tillegg mm

Loven pålegger håndverkeren å ivareta forbrukerens interesser med tilbørlig omsorg og håndverkeren plikter da å kontakten / varsle forbruker om alternative måter å utføre arbeidet på eller å fraråde arbeidet. Dersom partene er uenige i om håndverker har oppfylt sine plikter på dette punkt, er det håndverkeren som må bevise at forbruker er blitt varslet, frarådet etc.

Derfor bør håndverkerens varsling og frarådning skje skriftlig. Dette er det tatt høyde for i tilbudsformularet, akseptformularet / ordrebekreftelsen og i avtaleformularet. Oppstår det behov for å varsle eller fraråde forbruker i løpet av avtaleperioden, kan disse formularene brukes.

Dersom håndverker blir forsinket som følge av forhold forbruker er ansvarlig for, bør håndverker varsle forbruker om dette og varsle krav om fristutsettelse eventuelt tillegg i pris. Det samme gjelder når håndverker ser at det er behov for arbeid som må anses som endringer eller tillegg i forhold til opprinnelig avtale. Det er viktig at håndverker ikke utfører endringer/tilleggsarbeid uten forutgående avtale med forbruker. Se § 9.

Det er vår erfaring at alt for mange tvister oppstår nettopp fordi partene ikke fortløpende varsler hverandre om endringer og krav. For å gjøre det enklest mulig å få sendt slike varsler, bør vårt forslag til formular være tilgjengelig i flere eksemplarer i bilen eller på byggeplassen.

Her finner du mer informasjon